Relazione annuale sulle attività svolte dalla Unità Operativa di Risk Management della Casa di Cura Villa Silvana.

Nel mese di Aprile dell’anno 2017, presso la Casa di Cura “Villa Silvana” si è costituita l’Unità di Risk Management composta dal Risk Manager, dal Gruppo di Coordinamento per la Gestione del Rischio e dal Gruppo di Supporto alla Funzione di Gestione del Rischio, che ha provveduto ad elaborare il primo PARM (Piano Annuale Risk Management).

Poichè non esistevano dati pregressi né un’anagrafe dei sinistri da prendere come riferimento, il PARM si è basato su una analisi di un campione di 187 cartelle cliniche chiuse, selezionate con campionamento casuale, relative a ricoveri avvenuti negli anni 2015 – 2016. L’analisi che è stata poi integrata da interviste al personale medico e infermieristico della struttura, ha messo in risalto una Prevalenza Trasversale a tutte le Unità Operative di criticità relative a Lesioni da Decubito, Cadute dei Pazienti, Infezioni Correlate all’Assistenza e Trasferimenti ad un Livello Superiore di Cure.

Nel recepire le Linee Guida Regionali per la stesura del PARM sono stati identificati i seguenti obiettivi strategici con i relativi obiettivi specifici:

1. Stabilire la funzione di gestione del rischio sanitario

  • ) Individuazione del Risk Manager e delle figure di supporto
  • ) Designazione ruoli e responsabilità

2. Valutare il rischio correlato alle prestazioni erogate

  • ) Implementazione di un sistema interno di segnalazione di eventi avversi, sentinella  e  near misses
  • ) Inserimento della Scheda di Incident Report nella quotidianità delle Unità Operative
  • ) Svolgimento di Corsi di Formazione in Risk Management per tutti gli operatori
  • ) Costituzione di un gruppo di lavoro responsabile del recepimento della scheda di reporting in tutta l’organizzazione
  • ) Costituzione di un gruppo di lavoro per il protocollo prevenzione cadute
  • ) Revisione protocollo cadute

3. Realizzare interventi per migliorare l’informazione agli utenti

  • ) Procedura per garantire una corretta informazione ai pazienti e ai parenti dei pazienti in Hospice
  • ) Procedura per la comunicazione delle risposte degli esami di laboratorio ai pazienti

ATTIVITA’ SVOLTE E OBIETTIVI RAGGIUNTI
Con lettera del 25 04.2017, la Direzione Aziendale della Casa di Cura “Villa Silvana” ha conferito l’incarico di Risk Manager al Direttore Sanitario, dott. Siro Simeoni, il quale ha subito provveduto a costituire l’Unità di Risk Management con la nomina del Gruppo di Coordinamento per la Gestione del Rischio e del Gruppo di Supporto con relativi ruoli e funzioni, così formato:

Dott. Siro Simeoni (funzione di Coordinamento) :

Risk Manager

Redazione scheda di Incident Reporting

 

Dott.ssa Deborah Vasta (funzione di Coordinamento) :

Infezioni correlate all’assistenza

Cadute del paziente

COMPONENTE DI SUPPORTO

Infezioni correlate all’assistenza

  • Dott.ssa Piera Marchetti
  • Caposala Elena Marotta
  • Dott. Pasquale Galetta
  • Dott.ssa Giulia Esposito

 

COMPONENTE DI SUPPORTO
Cadute del paziente

  • Caposala Elena Marotta
  • Coordinatore FKT Ezio Albanesi
  • Coordinatrice Raffaela Lupoli

 

Dott. Arturo Castrillo (funzione di Coordinamento):

Trasferimento ad un Livello Superiore di Cure
COMPONENTE DI SUPPORTO

  • Dott. Alberto Siniscalchi
  • Dott.ssa Piera Marchetti
  • Federico Giovannini

 

Caposala Giuseppina Celli (funzione di Coordinamento):

Comunicazione
COMPONENTE DI SUPPORTO

  • Dott. Fabio Rossi
  • Dott. Pasquale Galetta (Lab. Ref. Ist)
  • Caposala Patrizia Longhi
  • Federico Giovannini

 

Caposala Teresa Gagliardi(funzione di Coordinamento) :

 Lesioni da decubito
COMPONENTE DI SUPPORTO

  • Caposala Elena Marotta
  • Caposala Patrizia Longhi

 

Il Gruppo di Coordinamento per la Gestione del Rischio, svolgendo incontri in prevalenza a cadenza settimanale, ha dato luogo a circa 20 riunioni con verbalizzazione che disegnano il percorso programmatico nel primo anno di istituzione della U.O. Risk Management della Casa di Cura “Villa Silvana”.

Nello specifico, nel I° incontro  indetto  il giorno 12.05.2017, l’Unità di Risk Management, oltre a designare ruoli e funzioni, ha collegialmente visionato ed approvato il PARM 2017 e il sistema interno di implementazione per la segnalazione eventi  avversi, eventi sentinella e near miss correlati alle prestazioni sanitarie, redatti dal Risk Manager; ha inoltre provveduto a chiedere alla Direzione Aziendale, di avvalersi di Consulenza Specialistica di supporto  per perseguire gli obiettivi di appropriatezza della gestione aziendale e delle prestazioni sanitarie previsti nel PARM.

E’ stata indetta la prima riunione plenaria del Gruppo di coordinamento per la Gestione del Rischio ed il Gruppo di Supporto, il giorno 19.05.2017 alla presenza dell’Amministratore Unico e del Direttore Amministrativo.

Nel corso degli incontri successivi dell’Unità di Risk Management, si è provveduto:

  • ad elaborare la procedura per la scheda di Incident Report;
  • ad individuare le Unità Operative pilota a maggiore rischiosità (1° Piano RSA e 1° Piano RIABILITAZIONE) per l’inserimento della scheda di Segnalazione Eventi correlati alle prestazioni sanitarie nella quotidianità;
  • a prendere visione delle Raccomandazioni Ministeriali per la prevenzione e gestione delle cadute dei pazienti nelle strutture sanitarie;
  • ad inserire la Scala di Conley quale strumento per la prevenzione del rischio di caduta, nella Cartella Clinica dei reparti;
  • a recepire la procedura per la comunicazione delle risposte degli esami di laboratorio ai pazienti elaborata dal Resp. del Laboratorio Analisi;
  • alla formulazione e produzione delle Slides per il Corso di Formazione interna sul Risk Management (PARM, Scheda Incident Report e corretta modalità di compilazione etc.) adattato alla peculiarità della nostra Casa di Cura e dei nostri operatori;

Per ciò che riguarda il Corso di Formazione  si è quindi proceduto alla organizzazione di gruppi e giornate diverse, al fine di coinvolgere tutto il personale in base ai propri turni di lavoro, ferie e malattie. I corsi si sono svolti nelle giornate 17 – 21 – 24 Luglio 2017 dalle ore 13.30 alle ore 15.30 presso la Sala Riunioni della nostra struttura.

A seguito della Formazione del Personale, l’Unità di Risk Management ha provveduto:

  • ad individuare tra il personale formato, complessivamente 10 facilitatori alla compilazione della Scheda di Incident Report;
  • a costituire un gruppo di lavoro responsabile del recepimento della scheda di IR in tutta l’organizzazione, nelle persone del RM e del Gruppo di Coordinamento per la Gestione del Rischio;
  • a convocare una riunione con la Direzione Amministrativa, la Direzione Aziendale e il Gruppo di Supporto per l’aggiornamento delle attività svolte dal Gruppo di Coordinamento, per il giorno 3 Ottobre 2017;

Nel corso del XVI° incontro dell’Unità di Risk Management, in data 3 Ottobre 2017, si comunica ufficialmente l’avvenuto inserimento della Scheda Incident Report (IR) in tutta l’Organizzazione Sanitaria, con il posizionamento della cassetta per il recepimento della scheda IR nel luogo prestabilito e contestualmente ha avuto inizio il monitoraggio degli Eventi Avversi, Near Misses ed Eventi Sentinella. Il tempo effettivo a disposizione del personale per la segnalazione degli eventi è stato in realtà di soli due mesi e mezzo. A tal riguardo sono pervenute tre schede di segnalazione eventi avversi compilate da personale medico così come descritto nella tabella 1 sottostante:

 

 

Tipo di Evento

 

N° *

 

Principali fattori causali/contribuenti

 

Azioni di miglioramento

 

Fonte del dato

Near

Miss

 

0

 

Legati al paziente (66%)

Legati al personale (66%)

Strutturali (0%)

Tecnologici (0%)

Organizzativi (66%)

 

Strutturali (0%)

Tecnologiche (0%)

Organizzative (0%)

Procedure/Comunicazione (100%)

 

Sistemi reporting

(100 %)

Sinistri (0%)

Farmacovigil. (0%)

ICA (0%)

Eventi Avversi  

3

Eventi Sentinella  

0

*(e % sul totale degli eventi)

Tab. 1 – Eventi occorsi dal 03/10 al 31/12/ 2017 (ai sensi dell’art. 2, c. 5 della L. 24/2017)

Nel corso dell’anno, le Componenti di Supporto che hanno rispettivamente, come obiettivi di studio il Trasferimento ad un Livello superiore di Cure e le Cadute dei Pazienti si sono riunite ed hanno prodotto dei lavori che hanno analizzato da una parte il numero dei trasferimenti al Pronto Soccorso che sono avvenuti a carico dei pazienti della nostra struttura nel corso dell’anno, valutandone i motivi clinici e dall’altra analizzando il numero di Schede Rilevamento Cadute pervenute in Direzione Sanitaria negli ultimi quattro mesi del 2017, elaborando una iniziale statistica. Contestualmente si è provveduto alla formazione dei Fisioterapisti ambulatoriali ai quali non era nota tale scheda.

Tab. 1 – Eventi occorsi dal 03/10 al 31/12/ 2017 (ai sensi dell’art. 2, c. 5 della L. 24/2017)

Nella tabella 2 sottostante vengono riportati i dati inerenti le sinistrosità e i risarcimenti rilevate nella nostra struttura negli ultimi cinque anni così come da dettato legislativo,  Legge Gelli n°24/2017 per gli obblighi di trasparenza:

Tab. 2 – Sinistrosità e risarcimenti erogati nell’ultimo quinquennio (ai sensi dell’art. 4, c.   3 della L. 24/2017)

Anno N. Sinistri Risarcimenti erogati
2013 0 0
2014 0 0
2015 0 0
2016 0 0
2017 0 0
Totale 0 0

Possiamo concludere affermando che questo primo anno di applicazione del “metodo” Risk Management alla nostra struttura, ha visto la partecipazione attiva di tutti gli operatori ai vari livelli di competenza, che hanno capito l’importanza del PARM, come strumento per promuovere e migliorare la sicurezza della pratica clinico-assistenziale-gestionale a tutela del paziente, dell’utente e dell’operatore.

 

Aprilia, lì 27.03.2018

Risk Manager “Villa Silvana”

(dott. Siro Simeoni)